Salto ágil, genial. Pero, ¿cómo nos auto-gestionamos?

Salto ágil, genial. Pero, ¿cómo nos auto-gestionamos?

Días atrás, hablando con un buen amigo que trabaja en una pequeña empresa en el centro de Zaragoza (una de tantas de las que hay en España), me decía que uno de los objetivos que se habían fijado para este año es que la empresa fuera más ágil, y me comentaba lo siguiente: “Antonio, el gerente ha estado en una conferencia sobre nuevas formas de gestionar proyectos con éxito, y cree que es hacia allí hacia donde debemos caminar. Nuestra prioridad va a ser situar al cliente en el centro de nuestra estrategia. Queremos ser capaces de escuchar el mercado, actuar con diligencia y anticiparnos a nuestros competidores entregando al cliente el valor que espera de nuestros productos y servicios.”

Yo le comenté que me parecía muy interesante que hubieran tomado esa iniciativa, que iba a ser un camino largo y que no debían tener prisa, pero que serían capaces de ver los beneficios a medio plazo. El cambio cultural que debía producirse dentro de la compañía iba a ser de tal impacto, que iban a tener que replantearse muchas cosas desde los cimientos: procesos, perfiles, contrataciones, incluso herramientas de trabajo para el día a día.

Indagando un poquito más, descubrí que la apuesta era clara: salto a la agilidad. El porqué de su decisión, lo tenían claro, el tipo de proyectos/productos en los que trabajan cuentan con demasiada incertidumbre como para que los modelos predictivos con los que habían trabajado anteriormente (metodología PMI® y cascada principalmente) consiguieran un resultado de calidad y obtuvieran la mayor satisfacción del cliente.

No obstante, el mayor temor giraba sobre uno de los dos equipos con los que contaba la compañía, cómo se iban a tomar este nuevo giro, y cómo iban debían a ser capaces de auto-organizarse. Siempre han estados muy dirigidos por el Project manager y existe la sensación de que necesitarán alguien que les dé indicaciones y les acompañe muy de cerca. El otro equipo siempre ha sido bastante más autónomo porque su Project Manager siempre se les ha animado a eso y no supondrá mayor cambio para ellos.

Como punto de partida, y para que le sirva al equipo para tener claro hasta donde llega su poder de decisión, y para hacer frente a las diversas situaciones frente a las que se van encontrar, le he recomendado a mi amigo la técnica de los 7 niveles de delegación, de Jurgen Appelo, que la podéis encontrar en su libro: Managing for Happiness: Games, Tools, and Practices to Motivate Any Team. Esta técnica la llevo utilizando desde hace dos o tres años, y viene muy bien cuando las empresas se inician en la agilidad, digamos que tenemos el lienzo en blanco, y los equipos deben pasar dirigidos a auto-gestionados.

Básicamente consiste en lo siguiente:

· Hay definidos siete niveles:

  1. Decir: Tomas una decisión por los demás y puedes explicar tu motivación. Una discusión al respecto no es ni deseada ni asumida.

  2. Vender: Usted toma una decisión por los demás, pero trata de convencerlos de que tomó la decisión correcta y los ayuda a sentirse involucrados.

  3. Consultar: Primero solicita información, que debe tener en cuenta antes de tomar una decisión que respete las opiniones de las personas.

  4. Acordar: Entras en una discusión con todos los involucrados, y como grupo alcanzas un consenso sobre la decisión.

  5. Aconsejar: ofrecerá a otros su opinión y esperará que escuchen sus sabias palabras, pero será su decisión, no la suya.

  6. Preguntar: Primero deja que los demás decidan, y luego, les pide que lo convenzan de la sabiduría de su decisión.

  7. Delegar: les dejas la decisión a ellos y ni siquiera quieres saber acerca de los detalles que simplemente desordenarían tu cerebro.

 

· El número 1 el poder de decisión lo tiene el jefe convencional y conforme nos acercamos al 7 la decisión depende más del equipo.

· Entre todo el equipo acordarán que nivel de decisión creen conveniente para cierto tipo de acciones. Si bien es cierto que para un equipo maduro no debería aplicarse a tareas individuales y entregables, en el caso en que estamos tratando podríamos empezar por cosas concretas y, según evoluciona el equipo dirigirlo hacia áreas clave de decisión.

o Ejemplos: compras (variará el nivel de delegación en función del importe), fechas de vacaciones, cambio de herramienta informática o cambio de framework para un proyecto en concreto.

· Y la pregunta clave, ¿cómo nos ponemos de acuerdo? Para ello lo que podemos utilizar es una baraja, puede ser una específica para ello como la Delegation Poker que veis en la imagen superior, o podemos utilizar una normal seleccionando los números del 1—7, que es lo único que nos interesa. El proceso es:

  1. Tenemos todas las tareas sobre las que el grupo va a decidir.

  2. Elegimos la primera y votamos, para ello cada miembro del equipo debe sacar una carta en función de lo que piensa.

  3. Se comenta el porqué de la decisión, especialmente las voces disonantes, ya que igual están teniendo en cuenta algún hecho que se nos escapa.

  4. Se vuelve a votar.

  5. Se acuerda el nivel de delegación por parte del equipo para esta tarea.

  6. Seguimos con el resto.

Puede que nos lleve algo de tiempo realizar este ejercicio, sobre todo en el escenario comentado anteriormente, donde tenemos todo por definir. No obstante, para una empresa que va a dar un salto a la agilidad, me parece conveniente que para que el equipo tenga claro cómo avanzar y cómo debe comportarse en el día a día, se dedique al de tiempo a esto. Encontrar el nivel correcto de delegación es un acto de equilibrio que dependerá del nivel de madurez de un equipo y del impacto de sus decisiones. No olvidemos que al final todo se trata de personas, y cómo tratar de evitar el miedo del salto a lo desconocido. Quizá, al comienzo de esta aventura de la transición a la agilidad, las circunstancias pueden requerir que comiencen diciendo (1) o vendiendo (2), aumentando gradualmente el nivel de delegación en los miembros del equipo y ampliando sus horizontes conforme la madurez de la empresa y de los equipo vaya aumentado.